Đừng coi nhẹ “ngôn ngữ cơ thể” trong giao tiếp số

Trong giao tiếp bình thường, ngôn ngữ cơ thể (như ngữ điệu, nụ cười, âm lượng, vẻ mặt, tư thế…), còn gọi là “ngôn ngữ im lặng”, có thể chiếm tới gần 3/4 nội dung trao đổi thực tế, theo nhà nhân chủng học người Mỹ Edward T. Hall.

Phần lớn các trao đổi công việc của mọi người thời nay đều diễn ra qua mạng Internet. (Ảnh minh họa: Picjumbo.com)

Nhưng ở thời đại con người chủ yếu liên lạc, trao đổi với nhau qua internet như hiện nay, ngôn ngữ im lặng đó không thể nhìn thấy trong các trao đổi qua thiết bị điện tử. Nói cách khác, “ngôn ngữ cơ thể” không còn nguyên trạng, mà chuyển sang một dạng thức khác. Bằng cách vận dụng thành thạo các “ngôn ngữ cơ thể số hóa”, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, giảm lo lắng và bảo đảm truyền đạt rõ ràng nhất vấn đề của mình bất kể khoảng cách vật lý.

Mất ngủ vì một dấu chấm (.)

Một ngày, Jack – viên quản lý cấp trung ở một công ty tại Mỹ – nhận được email của cấp trên. Email kết thúc bằng một câu đơn giản: Chuyện đó sẽ ổn. Nhưng mọi thứ đã không ổn với Jack. Cái dấu chấm cuối câu cứ ám ảnh anh, làm anh lo lắng. Tại sao cấp trên của anh lại dùng dấu chấm, sao bà ấy không dùng dấu chấm than (!).

Dấu chấm câu (.) nếu xét trong ngữ pháp bình thường chỉ là ký hiệu báo sự kết thúc một câu. Song, với nhiều người bây giờ, khi một người bạn, đồng nghiệp, hay trong tình huống cụ thể này của Jack, nó có thể bị suy diễn thành một nghĩa khác. Thường thì người ta hay cảm nhận nó như một biểu hiện của sự giận dữ, tín hiệu cảnh báo không hài lòng.

Trong khi đó, một dấu chấm than (!) thường được hiểu mang nghĩa nhấn mạnh, khẩn cấp hoặc hào hứng vui vẻ, nhìn chung nó thường được coi như một chỉ dấu của sự thân thiện trong các giao tiếp văn bản trực tuyến. Bởi vậy, khi chúng ta không thể trông cậy vào âm thanh cũng như ngữ điệu của lời nói thì mọi từ ngữ, ký hiệu trong trao đổi trực tuyến đều trở nên quan trọng. Bên cạnh đó, việc lựa chọn phương tiện trao đổi cũng quan trọng. Email, tin nhắn hay điện thoại đều có những ngữ cảnh riêng tác động tới hiệu quả giao tiếp. Vì vậy, học cách sử dụng chúng hợp lý cũng là biểu hiện của tính chuyên nghiệp.

Bày tỏ đúng mực, rõ ràng

Nguyên tắc đầu tiên trong ngôn ngữ cơ thể số hóa là cần thể hiện bằng ngôn từ, ký hiệu sự quan tâm, chú ý và đánh giá đúng của bạn với công việc cũng như đóng góp của người khác.

Đọc cẩn thận trong trao đổi bằng văn bản (text) trực tuyến cũng giống như lắng nghe chăm chú khi trò chuyện trực tiếp. Để làm thế, hãy thật chi tiết trong cách trao đổi công việc vì nó cho thấy bạn dành thời gian để xem xét vấn đề và quan tâm tới công việc người khác đã làm.

Một điều quan trọng không kém trong giao tiếp trực tuyến là hãy thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác. Điều này có thể hiểu là bạn không nên trì hoãn việc phản hồi các email cần trả lời, hủy họp vào phút chót trước thời điểm dự kiến, tranh thủ làm các việc khác trong lúc đang họp trực tuyến (đây là việc mà có tới 65% mọi người thường làm theo một kết quả nghiên cứu của Mỹ).

Một nghiên cứu gần đây cho biết có tới 80% các dự án bị thiệt hại vì thiếu trao đổi rõ ràng, cụ thể; 56% số dự án thất bại vì thiếu các trao đổi. Kết quả là cứ 1 tỷ USD chi tiêu cho các dự án thì tổn thất khoảng 75 triệu USD vì sự trao đổi thiếu rõ ràng, cụ thể. Đây chỉ là nghiên cứu trong phạm vi nước Mỹ.

Bởi thế, một nguyên tắc quan trọng thứ hai trong ngôn ngữ cơ thể số hóa là hãy truyền đạt cẩn trọng. Để tránh hiểu lầm, hãy cố gắng rõ ràng nhất có thể trong trao đổi qua mạng. Dĩ nhiên, bạn sẽ phải rất tinh tế và sáng suốt khi lựa chọn từ ngữ, dấu câu, sắc thái cũng như mức độ hài hước.

Có thể nhiều người cho rằng nguyên tắc đó nghiêm ngặt quá, đâu thể bắt mỗi người thành nhà văn! Nhưng thực sự, nếu “đọc kỹ là một cách lắng nghe mới” thì “viết rõ ràng là một thái độ đồng cảm mới”.

70% giao tiếp công sở diễn ra trực tuyến
Trong môi trường công sở hiện đại, khoảng 70% các giao tiếp giữa các thành viên trong một nhóm hay một đơn vị làm việc diễn ra trực tuyến. Bởi thế, không phải ngẫu nhiên bà Erica Dhawan, chuyên gia về hợp tác, nhà sáng lập kiêm Giám đốc điều hành (CEO) một công ty ở Mỹ đã viết riêng một cuốn sách bàn về vấn đề này có tựa đề Digital Body Language (xuất bản năm 2021, tạm dịch: Ngôn ngữ cơ thể số hóa).

Là chuyên gia cố vấn cho các doanh nghiệp, lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc khai thác các kỹ năng hợp tác để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, bà Dhawan nhận ra các ngôn ngữ cơ thể biến mất cùng những cuộc đối thoại trực tiếp, và đã chuyển sang một dạng thức thể hiện khác khi con người làm việc trực tuyến với nhau nhiều hơn.

Sưu tầm